ビジネスシーンは熾烈な競争があります。会社や団体が生き残っていくには、常に進歩をしなければなりません。現在の業務の方法で無駄はないのでしょうか。もしも無駄があれば、どういった改善があるのか、常に模索することが企業にとって大きな武器になります。そういった場合に役立つのがセミナーです。ここでは、セミナーの重要性と貸会議室がセミナーに向いている理由と選び方についてご紹介しましょう。あなたが、セミナー担当者になった場合には、この記事が参考になるでしょう。




 

 セミナーの重要性

 



会社をより良くしたいと思っても、自社社員だけで会議を開催しても、建設的なアイデアがでないことも少なくありません。その理由は色々とあると思いますが、マンネリ化していることも大きいでしょう。


ルーチンワークに慣れてしまって、「新しいことを考えろ！」と言われても、アイデアが浮かんでこないシーンが見られます。会社がそういった問題点があるならば、コンサルタントを招いてセミナーを開催する方法もあります。


経営の無駄を精査して、強い企業にすることをアドバイスしてくれるコンサルタント。そういった人達の話を聞くことで得るものは多いでしょう。特にコンサルタントではなく、社内で優秀な社員の話を聞くセミナーを企画するのもありです。


その場合に、社内の会議室では収容できないこともあるでしょう。また、普段使っている会議室では新鮮味もありません。そんなときに貸会議室を使うアイデアがあります。キレイにメンテナンスした部屋であれば、セミナーにも集中できます。社外の人達を招くようなセミナーにも活用できます。


 

貸会議室がセミナーに向いている理由

セミナーを開催する場合に、注意したいのが、どこでセミナーを開催するかです。社外のセミナーを利用すると費用の負担が大きいです。しかし、特別にセミナーを企画すればコストを抑えることができます。まず、会場ですが貸会議室を使えばいいのです。


セミナーなどの会議をすることを目的にしている設備ならば、周囲の環境を気にすることなくセミナーができます。最近流行のレンタルスペースの場合はオープンになっていることもあります。また音漏れがあったり、他の人がきになったりしてセミナーに集中できません。


貸会議室の場合はセミナーに必要なテーブル・イス・マイク・ホワイトボード・プロジェクターなどの設備が設置されている場合が多いです。資料を持ち込むだけで、すぐにセミナーを開催できます。交通の便が良いならば、参加する負担も少ないです。


会場へのアクセスが悪いとセミナーに参加する意欲が減少します。複数回のセミナーならば、継続したくなくなります。アクセスが良い貸会議室を探してセミナーを開催すれば、参加率も上がります。現代社会は変化のスピードがとても速いです。セミナーを企画して、勉強をしないと時代から取り残されてしまいます。社員一人ひとりが勉強すればいいのですが、セミナーの場合は他の社員との交流もあり刺激を受けながら勉強できるので効果的です。




 

 セミナーを開催する場合の貸会議室の選び方……３つのポイント

 


適当に選ぶことは駄目ですし、参加するメンバーのニーズを考えたベストな会場を見つけるべきです。注意するポイントは3つありまして、（1）最寄り駅からのアクセスの良さ（2）会場周辺にコンビニエンスストアや飲食店があること（3）会場の備品が充実していることになります。


これらのポイントを抑えておけば、セミナーも成功に導きやすいです。良い会場があれば予約が埋まる前に早めに予約するほうがいいです。社員以外に、社外の人達もターゲットにする場合も、早めに決めておけば告知する期間も長くできます。

 

（1）最寄り駅からのアクセスの良さ

セミナーを受講する人達が、その場所の土地勘があるとは限りません。最近はスマートフォンのアプリで、知らない所でも気軽に行けるようになりました。それでもわかりやすい場所であることに越したことはありません。


確実に地図は案内書面にも必要になります。開催場所までの道がややこしいと迷ってしまい会場に到着できなくなります。会場を探す場合には最寄り駅から徒歩で５分圏内の場所にある貸会議室を探すようにすることをお勧めします。入り組んだ裏道にあったり、駅から５分以上の距離だったり、バスに乗り換えて移動するような場所はお薦めできません。


セミナー受講者には事前にメールやダイレクトメールを郵送するでしょう。そのときに、地図だけでなく、会場への行き方を説明しておくと親切です。

 

（2）会場周辺にコンビニエンスストアや飲食店があること

都心部の貸会議室の場合は近くにコンビニエンスストアがある可能性は高いです。そういった思い込みがあるかもしれませんが、実際にお店があるのかどうかを確認しておきましょう。「だろう」だけで考えると失敗してしまいますからね。


セミナーは比較的開催時間が長いです。お昼の休憩を挟むことも珍しくありません。また、受講者が文房具を忘れてしまうこともありますから、コンビニエンスストアが近くにあれば便利です。受講者だけでなく、セミナー主催者にとってもありがたいですね。徒歩圏内にコンビニエンスストアがある会場を選ぶといいです。


また、食事場所も複数あるところがいいですね。昼時は混雑してします。セミナーのタイムスケジュールを組む場合に、少しピークの時間を外すこともいいでしょう。ケータリングなどが使えるならば、便利です。周辺に食事する施設がないと、昼の休憩時間の間に食事を済ませることができません。コンビニエンスストアがあれば、お弁当を購入して会場で食事することもできます。この場合も貸会議室の会場で食事をしても良いのかどうかの確認が必要です。

 

（3）会場の備品が充実していること

レンタルできる備品の内容で貸会議室を決めるといいでしょう。セミナーを開催する場合には、さまざまな備品が必要になってきます。会場に設備がないと、搬入しなければならない手間があります。


実際にセミナーを開催するときには、開催する時間までに、さまざまなことをしなければなりません。できるだけ負担を少なくして効率的にするには、可能な限り備品をレンタルできるほうがいいのです。


ホワイトボードとはプロジェクターが必要になることが多いですし、会場が広い場合はマイクやモニターもあれば便利です。基本的な費用に含まれている場合はいいでしょうが、オプションになる場合には、その利用代金も確認しておきましょう。多少、費用がかかっても、持ち込む手間を考えるとレンタルしたほうがいいです。搬入だけでなく搬出も必要ですから。


備品によっては有料だったり、無料だったりします。古い貸会議室の場合は備品が揃っていないところもあります。開催するセミナーで大切な備品は何かをヒヤリングしておき、きちんと準備できる貸会議室を選ぶようにしておけば安心できます。




 

 まとめ

 



セミナーの重要性と貸会議室がセミナーに向いている理由と選び方について、ご紹介してきました。これで、あなたがセミナー開催の担当者になった場合でも、スムーズに企画を進めることができるでしょう。特に、アクセスが良く、リーズナブルな費用で備品も充実している貸会議室は早めに予約で埋まってします。セミナーのスケジュールが決まれば、すぐに会場探しをしましょう。逆に貸会議室を確保してから、セミナーのスケジュールを検討する方法もありでしょう。

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